La Société d’histoire du Lac-Saint-Jean (ci-après « SHL »), gestionnaire de l’Odyssée des Bâtisseurs, respecte votre vie privée et s’engage à prendre les mesures nécessaires afin de protéger vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après « Loi »).

Le présent document a pour but de vous aider à bien comprendre la manière dont la SHL collecte, utilise, communique, conserve et protège vos renseignements personnels.

1. Mesures de protection

La SHL a mis en place des mesures physiques, technologiques et administratives pour protéger vos renseignements personnels contre toute perte accidentelle ou accès, utilisation, modification et divulgation non autorisés. Voici quelques exemples :

• Mesures de protection physiques : gestion des accès aux documents papier, documents protégés par verrou.
• Mesures de protection technologiques : gestion des accès aux documents électroniques et aux serveurs, pare-feu.
• Mesures de protection administratives : plan de classification des documents, calendrier de conservation, formation du personnel.

2. Consentement

La SHL ne collecte et utilise des renseignements personnels qu’après avoir obtenu votre consentement.  Lorsqu’une demande de consentement est faite par écrit, elle est présentée distinctement de toute autre information.

Vous êtes libre de consentir ou non aux collectes de renseignements personnels. Il vous est également possible de modifier ou retirer votre consentement à tout moment. Lorsqu’une collecte de renseignements personnels est facultative, la SHL vous en informe.

Les internautes de moins de 14 ans doivent obtenir l’autorisation d’un parent ou d’un tuteur avant de soumettre des renseignements personnels à la SHL. La technologie limitant la vérification de l’âge exact des utilisateurs de son site, la SHL se fonde sur la bonne foi de ces derniers pour respecter cette exigence. La SHL ne collecte pas sciemment des renseignements personnels auprès des internautes âgés de moins de 14 ans sans avoir le consentement d’un parent ou d’un tuteur. Si nous apprenons que nous avons recueilli ou reçu des renseignements personnels d’un enfant de moins de 14 ans sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur, nous supprimerons ces informations.

3. Droit d’accès et de rectification des renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels qui vous concernent et que vous nous avez communiqués.

Si ces renseignements personnels sont inexacts, imprécis ou incomplets ou si vous n’avez pas autorisé leur collecte, leur communication ou leur conservation, vous pouvez communiquer avec la SHL à l’adresse suivante : [email protected] afin qu’ils soient rectifiés ou retirés. Nous nous efforcerons de traiter en temps opportun toutes les demandes de rectification ou de retrait de renseignements personnels.

4. Collecte des renseignements personnels

La SHL collecte des renseignements personnels à l’aide de ses propriétés web et ses propriétés logicielles, telles que ses sites internet, son application mobile ou des sondages. La SHL peut également collecter des renseignements personnels par le moyen d’un outil technologique dans ses lieux, tel que son réseau wifi.

Les renseignements personnels sont définis par la Loi comme étant tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. À ce titre, voici une liste d’exemples de renseignements personnels que nous pouvons recueillir lorsque vous y consentez :

• Les renseignements personnels sur l’identité, comme le prénom, le nom de famille, le genre, la date de naissance, l’état civil, le niveau d’éducation, la langue de correspondance, l’appartenance à des groupes désignés (autochtones, minorités visibles, minorités ethniques ou personnes handicapées) et les besoins d’accompagnement en matière d’accessibilité.
• Les coordonnées personnelles, comme l’adresse courriel, l’adresse postale et les numéros de téléphone.
• Les informations sur votre compte à la SHL, comme l’historique des achats, des dons et des participations à des événements ainsi que les préférences de communication.
• Les renseignements personnels techniques, comme l’adresse du protocole internet (IP), l’emplacement approximatif, les fichiers témoins et les autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder aux sites web gérés par la SHL.
• Les renseignements sur l’activité internet, comme l’historique de navigation, l’historique de recherche, les interactions avec nos sites web et le taux d’engagement avec nos publications.
• Les renseignements financiers, comme l’information reliée aux méthodes de paiement.
• Les renseignements liés à l’emploi tels que le curriculum vitae, la scolarité ou vos références professionnelles.

Lorsque vous interagissez avec les plateformes de la SHL, l’adresse IP associée à votre appareil est recueillie automatiquement. L’adresse IP permet notamment de collecter des informations sur le système d’exploitation et le navigateur web que vous utilisez, l’heure et la durée de votre visite sur une plateforme, votre emplacement virtuel et les pages que vous consultez.

5. Utilisation des renseignements personnels

La SHL peut utiliser vos renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, conformément à votre consentement, ou pour d’autres fins autorisées par la Loi.

Nous pouvons notamment utiliser les renseignements recueillis aux fins suivantes :

• Pour vous identifier sur les plateformes de la SHL ou à la SHL;
• Pour traiter les transactions effectuées en ligne ou à la SHL;
• Pour vous informer des activités de la SHL;
• Pour tenir l’historique des transactions et des dons;
• Pour personnaliser votre expérience et vous proposer du contenu adapté;
• Pour tenir des études et des statistiques concernant la clientèle active et potentielle de la SHL;
• Pour tenir des statistiques portant sur l’opinion de ses visiteurs;
• Pour assurer le bon fonctionnement des systèmes appartenant à la SHL;
• Pour administrer les processus de sélection dans le cadre des emplois offerts à la SHL;
• Pour tenir à jour la liste des abonnés aux infolettres de la SHL;
• Pour tenir à jour les dossiers d’abonnés de la SHL;
• Pour tenir à jour les dossiers de donateurs.

6. Communication de renseignements personnels

L’accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel de la SHL et à nos collaborateurs ayant un intérêt légitime à l’égard de leur utilisation, leur protection, leur conservation ou leur destruction.

À titre d’exemple, les collaborateurs de la SHL peuvent être des tiers fournisseurs de services et/ou partenaires, notamment ceux qui offrent des services de développement de sites internet, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien ou de sécurité.

Avant de communiquer des renseignements personnels à un tiers, la SHL doit préalablement vous en avertir, à moins qu’une communication sans consentement soit permise par la Loi.

Lorsque la SHL communique des renseignements personnels, elle prend les mesures nécessaires afin de s’assurer que la confidentialité de ces renseignements soit respectée.